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Assistenz (all genders) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf

Raum Hamburg

Dein Job

Vollzeit/Teilzeit | Unbefristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf

UKE_Zentrale Dienste

Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Das macht die Position aus

Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung für das Dekanatsbüro. Neben der anspruchsvollen Terminkoordination- und organisation für Dekanin und Geschäftsführung stehen im Dekanatsbüro vielfältige Aufgaben rund um die Fakultätssachbearbeitung an.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

Organisation der Büroabläufe, Optimierung und Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Prozesse (Qualitätsmanagement), Terminkoordination- und überwachung, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und von internationalen Anfragen sowie die Betreuung von Gästen und Besucher:innen
Vor- und Nachbereitung von Kuratoriums-, Dekanats- und Gremiensitzungen, Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen
Administrative Unterstützung und Dokumentation von Berufungsverfahren
Literatur- und Internetrecherche sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Präsentationen - auch in englischer Sprache
Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Klausurtagungen, Bereisungsverfahren und weiteren Veranstaltungen
Rechnungssachbearbeitung
Mitwirkung b. d. admin. u. wiss. Berichterstattung in Zusammenhang mit Behördenanfragen, der Erhebung, Aufbereitung u. Kommentierung v. Kennzahlen und Berichten
Erstellung und Pﬂege der Webseiten des Dekanats
Mitwirkung bei Projekten d. Dekanats

Dein Profil

Darauf freuen wir uns

Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
Sehr gute Kenntnisse der MS Oﬃce Anwendungen
Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil.
Gute Englischkenntnisse
Gutes technisches Grundverständnis
Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.

Das bieten wir

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
Strukturierte Einarbeitung und oﬀener Wissensaustausch im Team
Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pﬂegebedürftigen Angehörigen
Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Unser Auftrag: Wissen – Forschen – Heilen durch vernetzte Kompetenz

Kontakt ins UKE

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 19. Mai 2025.

Kontakt zum Fachbereich

Susanne Falkenhof

+49 (0) 40 7410-53076

s.falkenhof@uke.de

Kontakt zum Recruiting

Recruiting Team

+49 (0) 40 7410-52599

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.