Sachbearbeitung (m/w/d) im Büro des Kanzlers/stellvertretenden Kanzlers

Universität Koblenz

Raum Koblenz

Dein Job

Ihr Aufgabenbereich

Assistenzaufgaben, z. B.
- Proaktives Aufgreifen von Themen innerhalb der Verwaltung und eigenverantwortliche Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen
- Bearbeitung von Anfragen von Institutionen, Interessenverbänden gesellschaftlicher Gruppen oder Einzelnen
- Eigenverantwortliche Umsetzung von Projekten im Zuständigkeitsbereich des Kanzlers/stellvertretenden Kanzlers, insbes. in Angelegenheiten, die sich aus der

Funktion als Beauftragter für den Haushalt ergeben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, u. a.
- Zeitmanagement des Kanzlers/stellvertretenden Kanzlers
- Sichtung, Zuordnung, Weiterleitung eingehender Post
- Beantwortung telefonischer und schriftlicher Anfragen nach Vorgabe und eigenverantwortlich
- Terminüberwachung und Wiedervorlage sowie Aktenführung und Ablage
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. aller Zusammenhangstätigkeiten wie Erstellen/Zustellen von Einladungen,

Zusammenstellen von Unterlagen, Protokollführung etc.

Sachbearbeitung für Fort- und Weiterbildung:
- Mitarbeit bei der Bewirtschaftung der zur Verfügung stehenden Mittel
- Organisation der Fort- und Weiterbildung der Mitarbeitenden der Universität Koblenz und Mitarbeit beim Aufbau und der Etablierung eines systematischen Fort- und Weiterbildungswesens inkl. Identifizierung des Bedarfs, Lokalisierung von Defiziten, Auswahl/Vermittlung geeigneter Angebote, gezielte Information der Mitarbeitenden
- Organisatorische Planung, Durchführung und Aufbereitung von Inhouse-Veranstaltungen
- Eigenverantwortliche Bearbeitung von Fort- und Weiterbildungsanträgen der Mitarbeitenden
- Erarbeitung und Umsetzung eines Konzepts zur Budgetierung der Fort- und Weiterbildung für die Mitarbeitenden der Universität

Befähigung für das 3. Einstiegsamt der Fachrichtung Verwaltung und Finanzen, Angestelltenprüfung II, erfolgreich abgeschlossenes Studium an einer FH oder
Bachelorabschluss an einer Hochschule (z.B. der Wirtschaftswissenschaften)
Berufserfahrung im Wissenschafts-/Bildungssektor oder in vergleichbarer Position in der Wirtschaft/Gesellschaft
Gute Kenntnis der rheinland-pfälzischen Hochschullandschaft, der Landespolitik und des Hochschulrechts
fundierte Kenntnis der Strukturen der Universität Koblenz
Vertiefte Kenntnis des Fort- und Weiterbildungsmarkts
Gute Kenntnisse im Projektmanagement und gute Fertigkeiten im Umgang mit modernen Büroarbeitsmitteln
Sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksweise, souveräne Verhandlungs- und Gesprächsführung
Perfekte Umgangsformen und verbindliches Auftreten
Konzeptionelle und analytische Denkfähigkeit, Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
Besonders hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sowie hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität