Sekretär/in (m/w/d), 0,5 EG 6 TV-L, Interdisziplinäres Zentrum für Lehre (IZL)

Ihr Aufgabenbereich

·       Erledigung von Vorzimmertätigkeiten wie Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs, Erledigung der Korrespondenz, Gestaltung von Präsentationen, Terminüberwachung und Wiedervorlage, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Aktualisierung der Homepage, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstreisen, Protokollführung, etc.

·       Erledigung organisatorischer Aufgaben wie Veranstaltungsplanung, -verwaltung, -durchführung und -abrechnung, Bearbeitung von Teilnahmebescheinigungen, organisatorische Unterstützung der Supportangebote des IZL für die Lehre, Haushalts- und Projektmittelüberwachung, Vorbereitung der Einstellung von Hilfskräften sowie Verwaltung der Arbeitszeiterfassungsbögen, Organisation der Wartung der Bürogeräte, Prüfung von Lieferscheinen und Rechnungen, Raum- und Schlüsselverwaltung, etc.

·       Mitarbeit in Projekt- bzw. Forschungsangelegenheiten, u.a. Verwaltungstätigkeiten in Drittmittelprojekten (bei Durchführung, Vor- und Nachbereitung)

·       Funktion als erste Anlauf- und Auskunftsstelle für Mitarbeitende, Weiterbildungsinteressierte, interne und externe Kooperationspartner*innen, Teilnehmer*innen und Referent*innen und Gäste, Aufbereitung von Informationen für die Beantwortung von Anfragen