Eventmanagement: Berufsalltag und Zukunftsaussicht

Ein:e Eventmanager:in plant und organisiert alle Arten von Veranstaltungen. Das können natürlich Konzerte und Festivals sein, aber auch Hochzeiten, Firmenfeiern oder Messen, wie Fach- oder Jobmessen. Vor Ort hat der/die Eventmanager:in den reibungslosen Ablauf im Blick und findet gegebenenfalls Lösungen, falls Schwierigkeiten auftauchen. Zu einer guten Nachbereitung gehört ein detaillierter Abschlussbericht, der es dem Eventmanagement ermöglicht Erfolg und Misserfolg zur jeweiligen Veranstaltung abzubilden, um so bei der Planung und Durchführung eines neuen Projekts Justierungen vorzunehmen zu können.

Die möglichen Einsatzmöglichkeiten für Eventmanager:innen sind vielfältig: Agenturen, öffentliche Verwaltungen, Städte, Veranstaltungs- und Kongressagenturen, Unternehmen mit Marketingabteilungen kommen in Frage. Natürlich kann sich der/die Eventmanager:in auch selbstständig machen.

Wie wird man Eventmanager:in?

Der Zugang zum Eventmanagement ist sowohl über eine Ausbildung, als auch ein Studium möglich.
Diese Ausbildungen sind eine gute Grundlage für die Tätigkeit im Eventmanagement:

• Kulturmanager/in: Kulturmanager
• Veranstaltungskaufmann/-frau

Folgende Studiengänge sind geeignet:

• Eventmanagement
• Betriebswirtschaftslehre (mit Eventmanagement)
• Tourismus-, Hotel- und Eventmanagement
• Internationales Eventmanagement
• Messe-, Kongress- und Eventmanagement
• Sport-, Event- und Medienmanagement
• Eventmarketing
• Kulturmanagement
• Angewandte Freizeitwissenschaft
• Veranstaltungsmanagement

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Die formalen Zugangsmöglichkeiten sind also recht vielfältig. Neben einem passenden Abschluss, erfordert die Tätigkeit im Eventmanagement natürlich ganz bestimmte persönliche Eigenschaften:

• Kommunikationsfähigkeit
• Verhandlungsgeschick
• Überblick behalten
• Flexibilität
• Termintreue
• Zuverlässigkeit
• Belastungsfähigkeit
• Organisiertheit
• Gute Englischkenntnisse
• Reisebereitschaft

Was genau macht ein:e Eventmanager:in?

Als Eventmanager:in hat man es mit vielen verschiedenen Aufgaben zu tun, die die Konzeption, Organisation und Durchführung von allen Arten von Veranstaltungen betreffen.

Zuallererst müssen Eventmanager:innen mit den Auftraggeber:innen für ein Event die grundlegenden Dinge wie Wünsche, Vorstellungen, Motto, Größe, Location, Dekoration, Musik, Catering und Budget besprechen. Daraufhin erstellt der/die Eventmanager:in ein Konzept. Das beinhaltet auch einen Kostenplan sowie Alternativen, so dass eine Wahlmöglichkeit entsteht.
Werden Konzept und Kostenplan abgesegnet, geht es an die konkrete Planung für die Veranstaltung.

Nun beginnt die Suche nach einer passenden Location, die Kontaktaufnahme mit verschiedenen Dienstleistern, Preise und Verträge müssen jetzt ausgehandelt werden und Genehmigungen und Lizenzen eingeholt. Ein Großteil der Arbeit besteht tatsächlich aus Bürokratie und Vertragsangelegenheiten und muss unbedingt ganz genau genommen werden. Sonst kann es unangenehm werden, etwa wenn die Polizei auftaucht, wegen der zu lauten Musik für die versäumt wurde eine entsprechende Genehmigung bei der Stadt zu besorgen.

Neben diesen Schreibtischtätigkeiten gibt es aber auch viel Abwechslung. Der/die Eventmanager:in hat oft Besprechungen und Außentermine. Und auch die Veranstaltung selbst begleitet der/die Eventmanager:in vom Anfang bis zum Ende. Seinem wachsamen Auge entgeht nichts und sollte ein Problem auftauchen, löst er/sie das natürlich schnell und kreativ. Auch nach dem Event ist der Arbeitseinsatz noch nicht beendet, das Abbauen und Aufräumen gehört für die engagierten Eventmanager:innen auch dazu.

Nach den Veranstaltungen müssen die Rechnungen geschrieben werden und in einen umfassenden Abschlussbericht fließt die Analyse der gesamten Veranstaltung ein, damit sich genau ablesen lässt, was gut gelaufen ist oder wo es noch Verbesserungspotential gibt.
Bei sehr großen, kommerziellen Veranstaltungen können hier auch Befragungen der Gäste zum Einsatz kommen. In Form einer online-Umfrage etwa, um neben der eigenen Einschätzung und der der Auftraggeber:innen auch die ungefilterten und somit besonders wertvollen Eindrücke der Besucher:innen zu erfahren.

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Das sind die wichtigsten Aufgaben von Eventmanager:innen im Überblick:

• Veranstaltungskonzepte entwickeln
• Zielgruppen analysieren und definieren
• Veranstaltungskonzepte vor Kunden oder Vorgesetzten präsentieren
• Veranstaltungen im Detail planen
• Ablaufplanung erstellen
• Übersicht aller Beteiligten erstellen
• Akquise von Rednern, Moderatoren und Akteuren
• Geeignete Veranstaltungsorte suchen und finden
• Marketingaktionen zum Bewerben der Veranstaltung planen
• Werbemittel entwerfen und produzieren lassen
• Pressearbeit planen, gestalten und koordinieren

Zukunftsaussichten im Eventmanagement: Corona und Digitalisierung

Die Zukunftsaussichten für Eventmanager:innen sind gemischt und aufgrund von den Einflüssen durch die Corona-Pandemie und der sich auch weiterhin rasch entwickelnden Digitalisierung noch gar nicht sicher abzusehen.

Vor der Corona-Pandemie waren Veranstaltungen fester Bestandteil des öffentlichen Lebens in Deutschland. Messen, Tagungen, Kongresse, Konzerte, Shows, Ausstellungen, Stadt-, Straßen- und Volksfeste, Märkte, Public Viewing, Firmenfeiern und Jubiläen, private Hochzeiten und Geburtstage – der Kalender war immer gefüllt. Und dann kam Corona.

Die Zahlen bilden den Einfluss der Pandemie unmissverständlich ab: die Anzahl der Veranstaltungen auf dem Tagungs-, Kongress- und Eventmarkt in Deutschland im Jahr 2020 belief sich auf rund 840.000 mit rund 60 Millionen Teilnehmern. Im Jahr zuvor waren es jedoch noch 2,9 Millionen Events mit mehr als 400 Millionen Teilnehmern.

Die Corona-Pandemie hat alles auf den Kopf gestellt. In keiner Branche waren die Einschnitte und Veränderungen so deutlich sichtbar, wie im Eventmanagement. Von einer kompletten Rückkehr zum Zustand vor der Corona-Pandemie geht wohl niemand mehr wirklich aus. Hat sich doch die eine oder andere Zwangsneuerung bewährt. Gerade vor dem Hintergrund der Klimakrise und den Forderungen nach einer ressourcen-schonenderen Lebens- und Arbeitsweise, der sich weiterhin rasant entwickelnden Kommunikationstechnologie und ökonomischen Veränderungen ist Corona vielleicht ein wichtiger Anstoß gewesen über die eine oder andere Veranstaltungsgewohnheit kritisch nachzudenken.

Müssen wir wirklich zu jedem Meeting reisen und uns in Präsenz treffen? Sind Massenveranstaltungen ökologisch und sicherheitstechnisch noch vertretbar? Und haben sich vielleicht sogar die Bedürfnisse der Besucher:innen der verschiedenen Veranstaltungen verändert?

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Eine klassische Veranstaltung im Eventmanagement ist die Messe. Eine Messe kann regional, national oder international ausgerichtet sein. Ausgewählte Messekategorien sind Spezial-, Branchen- und Fachmessen. Karrieremessen, auch Jobmessen oder Firmenkontaktmessen genannt, dienen Unternehmen dazu, sich zu präsentieren und Kontakte mit potentiellen Mitarbeiter:innen zu knüpfen. Wiederum ist es für die Interessent:innen eine hervorragende Möglichkeit sich zu eigenen Berufsperspektiven zu orientieren und sich bereits vor Ort im Rahmen eines persönlichen Austauschs direkt bei einem Unternehmen zu bewerben.

Eine Studie aus Köln zur Zukunft der Messe hat die Akzeptanz von digitalen Messeformaten, die während der Pandemie entwickelt worden sind, beleuchtet. Dabei hat sich gezeigt, dass die hybride Form der Messe, also gleichzeitig Präsenz- und online-Angebote zu machen, als sehr komplex von den Veranstalter:innen wahrgenommen wurde. Außerdem zeigten die Studienergebnisse, dass das physische Messeformat von Ausstellenden weiterhin gewünscht ist. Somit lautet die Diagnose der Studie: das Modell Messe ist grundsätzlich zukunftsfähig.

Was nicht heißt, dass es nicht hybride Formen geben wird, also eine Präsenz-Messe während der es auch online-Angebote geben wird. Denkbar für diese online-Angebote sind hier alle Veranstaltungen, bei denen die Vermittlung von Informationen und Inhalten im Vordergrund steht, der persönliche Kontakt also einer eher untergeordnete Rolle spielt. Diese Veranstaltungen können mit den bekannten logistischen Vorteilen, wie Zeit- und Ortsunabhängigkeit, sehr gut in die digitale Umgebung verlagert werden.

Eine Gespräch jedoch, vor allem unter sich noch fremden Menschen, lässt sich wiederum offline sehr viel besser führen. Die erschwerte Wahrnehmung vieler nonverbaler Kommunikationselemente in einer digitalen Unterhaltung, richtiger Augenkontakt ist unmöglich, verunsichert viele Nutzer:innen und eignet sich daher eher für einen Austausch unter sich bereits vertrauten Personen, die sich gegenseitig leichter einschätzen können, weil sie sich aus der analogen Welt kennen. Außerdem bietet nur das analoge Zusammentreffen von vielen Menschen Zufälligkeit und Spontanität und bietet die Möglichkeit ganz ungezwungen kurze Gespräche zu führen, ohne dass sich die Beteiligten im Vorfeld verabredet haben müssen.

Hybride Messen, auch wenn sie sehr aufwendig in der Planung, Vorbereitung und Umsetzung sein mögen, werden wohl zukünftig durch unübersehbare Vorteile zur Normalität: sie bieten eine größere Reichweite und Zielgruppe, einen weltweiten Zugriff und die Verlängerung einer analogen Veranstaltung in den digitalen Raum.