Jahresgespräch: 10 Profi-Tipps für eine erfolgreiche Vorbereitung

Weihnachtsfeier, das 13. Jahresgehalt und natürlich die Feiertage: Das Jahresende wird von vielen Arbeitnehmern gerne gesehen. Kein Wunder, denn zu diesem Zeitpunkt stehen besonders viele Feiertage auf dem Programm und auch im hektischsten Betrieb wird es zum Jahresende etwas ruhiger, fast schon besinnlich. Aber genau an diesem Punkt, wenn alle mal durchatmen, kommt etwas um die Ecke, was dann irgendwie doch nicht gerne gesehen wird. Das Jahresgespräch.

Sowohl für Arbeitgeber als auch für dich mit Titel Arbeitnehmer ist ein Mitarbeitergespräch nicht nur mit positiven Gefühlen verbunden. Entweder handelt es sich dabei um eine reine Formalie, bei der mit Lebkuchen und Geplänkel die Zeit totgeschlagen wird oder es geht ordentlich zur Sache und du musst für alles, was du in den letzten Monaten verzapft hast, geradestehen. Und sowieso: Wer hält sich eigentlich an Absprachen aus dem Jahresgespräch? Genau aus diesem Grund ähnelt das Jahresgespräch sich alle Jahre wieder häufig wie eine Weihnachtsbaumkugel der anderen. Macht sich gut, ändert aber nix. Tanne bleibt Tanne. Job bleibt Job.

Dazu wurden Mitarbeitergespräche allerdings nicht erfunden. Noch vor wenigen Jahrzehnten gab es so etwas wie ein Jahresgespräch gar nicht. Zu dieser Zeit waren Firmenstrukturen häufig strikt hierarchisch, Entscheidungen wurden, wenn überhaupt von oben kommuniziert und du als Arbeitnehmer hast den Chef oder den Chef deines Chefs allerhöchstens mal auf der Weihnachtsfeier zu Gesicht bekommen. Dynamische Teamarbeit funktioniert anders. Und genau da kommen die Mitarbeitergespräche und auch das Jahresgespräch ins Spiel: Hier gilt es, auf Augenhöhe zu reflektieren und wichtige Entscheidungen für das folgende Jahr zu treffen. Damit das auch gelingt, findest du hier die besten Tipps rund um das Thema Jahresgespräch.

#1 Jahresgespräch vorbereiten: Das gehört dazu

Zu einem gelungenen Jahresgespräch gehört immer auch eine gute Vorbereitung. Einfach in den Termin zu spazieren und zu hoffen, dass alles gut läuft, ist keine gute Idee. Deshalb solltest du mindestens zu den folgenden drei Punkten Notizen machen. Am besten nimmst du dir dafür an einem ruhigen Nachmittag in der Firma ein paar Stunden Zeit, um das vergangene Jahr zu reflektieren.

• Rückblick. An welchen Projekten warst du beteiligt? Hast du vielleicht neu im Unternehmen begonnen? Welche Präsentationen hast du begleitet? Was waren wichtige Stationen?
• Selbstreflektion. Bist du selbst mit deiner Leistung zufrieden? Was ist dir besonders gut gelungen? Was hätte besser laufen können?
• Vision für das nächste Jahr. Gibt es Punkte, die du im nächsten Jahr gerne ändern würdest? Welche Ideen warten darauf, umgesetzt zu werden? Was wünschst du dir von deinem Vorgesetztem?

#2 Ehrlichkeit währt am Längsten

Natürlich lebt ein gutes Unternehmensklima von Höflichkeit und einer gewissen Etikette. Auch das Jahresgespräch ist deshalb keine Plattform, um „auf den Tisch zu hauen“ und den gesamten Frust des letzten Jahres in eine halbe Stunde zu packen. Trotzdem darfst du in diesem Termin auch Offenheit walten lassen und Punkte bei deinem Vorgesetztem ansprechen, bei denen du dir Veränderung wünschst. Nur so lange das in einem offenen und höflichen Gespräch stattfinden kann, ist Veränderung im Folgejahr überhaupt möglich.

#3 Vergleich mit den Kollegen? Besser nicht

Deine Leistungen waren im letzten Jahr nicht besonders glorreich? Kein Problem, schließlich waren die deiner Kollegen noch schlechter. Moment: Das ist keine gute Strategie. Eine schlechte Situation mit einer noch schlechteren zu vergleichen, nur um die Situation besser dazustellen, bringt niemanden voran. Schlimmer geht schließlich immer. Deswegen solltest du dich im Jahresgespräch ausschließlich auf dich und deine Leistungen fokussieren. Wenn dagegen Ziele mit Kollegen gemeinsam erreicht wurden, darfst du dich auch gerne lobend über die Unterstützung äußern.

#4 Gehaltsverhandlung im Jahresgespräch: (K)eine gute Idee

Dieser Punkt unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Manche Vorgesetzte erledigen das Jahresgespräch und eine neue Gehaltsverhandlung direkt im gleichen Abwasch. Bei anderen Firmen dagegen bleibt das Mitarbeitergespräch auf der Feedbackebene und Gehaltsverhandlungen finden extra statt. Es lohnt sich daher – im wahrsten Sinne des Wortes – dich bei deinem Kollegen des Vertrauens nach dem Ablauf zu erkundigen. Musst du mit der Gehaltsverhandlung noch warten, kannst du allerdings im Jahresgespräch bereits wertvolle Argumente sammeln.

#5 Kleidung vorbereiten: Darauf solltest du achten

Wenn du in einem Unternehmen arbeitest, in dem ohnehin schon viel Wert auf einen schicken Dresscode gelegt wird, musst du dir um den Tag des Jahresgespräches keine Gedanken machen. Für alle anderen gilt: Ein Outfit, mit dem du zeigst, dass dir dieser Termin wichtig ist, kann durchaus helfen. Hierfür kannst du dich an einem Kundengespräch orientieren. Dahin gehst du ja normalerweise auch nicht in einer ungebügelten Jeans. Achte bei der Vorbereitung auch auf die Auswahl eines Outfits, in dem du dich selbstsicher und vor allem komfortabel fühlst.

#6 Ziele definieren: Die wichtigsten Tipps

Zu einem guten Jahresgespräch gehört immer auch die Zieldefinition gemeinsam mit dem Vorgesetzen. Was soll im nächsten Jahr bis wann erledigt werden? Welche Meilensteine sind dafür wichtig? Damit diese Ziele direkt im neuen Jahr auch frisch angegangen werden können, kannst du dir SMART-Regel anwenden: Spezifische, messbare, akzeptierte, realistische und auch terminierte Ziele werden in der Regel viel eher umgesetzt, als ein Vorhaben, bei dem niemand genau weiß, worum es eigentlich geht.

#7 Vertrauenssache: Informationen für dich behalten

Punkte, die im Jahresgespräch besprochen wurden, sollten auch dort bleiben. Das klingt einfacher, als es ist. Neugierige Kollegen und ganz einfach auch befreundete Kollegen teilen sonst schließlich alles miteinander. Aber auch, wenn das Arbeitsverhältnis noch so familiär ist: Ein gewisses Maß an Professionalität sorgt dafür, dass für alle Seiten dir Fairness gewahrt bleibt. Gerade Gehaltsverhandlungen sind ein heikles Thema, die besser im Vier-Augen-Gespräch bleiben.

#8 Präsentation im Jahresgespräch: Erkundige dich

In manchen Unternehmen ist so ein Jahresgespräch nicht nur eine gemütliche Runde am Kaffeetisch, sondern du sitzt gleich mit mehreren Vorgesetzten am Tisch, die alle an deiner Performance interessiert sind. Auch wenn du im letzten Jahr einiges gerissen hast und vielleicht sogar zum Mitarbeiter des Jahres gewählt wurdest: In dieser Drucksituation solltest du etwas parat haben, dass dir hilft, deine Gedanken zu sortieren. Eine PowerPoint über die wichtigsten Punkte ist daher in geeignetes Tool, um Struktur in das Jahresgespräch zu bringen. Ganz nebenbei kannst du damit auch noch mächtig beeindrucken.

#9 Protokoll Jahresgespräch: Gehört dazu. Immer.

Absprachen sind nur dann wirklich wertvoll, wenn sie festgehalten werden. Das hat nichts mit Vergesslichkeit zu tun: Weißt du noch genau die Inhalte des letzten Mitarbeitergespräches? Genau. Mit einem Verlaufsprotokoll dagegen können beide Seiten sich für die Absprachen verantwortlich machen und beim nächsten Gespräch nahtlos wieder weitermachen. Das spart Nerven, Zeit und vor allem Fehler.

#10 Follow-Up: Hast du noch Fragen?

Bleibt es bei dem einen Jahresgespräch, ist es mit den guten Vorsätzen ungefähr so, wie mit den Neujahrsvorsätzen. Nach Januar ist alles vorbei. Damit das nicht passiert, solltest du direkt einen Termin zum Follow-Up anfragen. So bleibt ihr im Gespräch und es kann sich nach und nach genau das etablieren, wozu Mitarbeitergespräche eigentlich da sind: Eine gute Feedbackkultur. Viel Erfolg!