Kick-off-Meetings: Wie Sie diese am besten vorbereiten

Neue Projekte kosten Zeit und Kraft. Nicht nur die Unternehmensleitung will überzeugt werden, sondern auch die Mitarbeiter. Außerdem müssen Ziele des Projekts für alle Beteiligten deutlich und umsetzbar dargestellt werden, und ohne das nötige Quäntchen Enthusiasmus läuft gar nichts. Der Projektleiter steht daher vor einer schwierigen Aufgabe: Wie bekommen Sie das Team auf eine Linie, die den Erfolg des Projekts wahrscheinlich macht?

Ein Instrument, dass sich im Projektmanagement bewährt hat, ist das sogenannte Kick-Off-Meeting. Dieser Begriff stammt ursprünglich aus dem Sport und bezeichnet den Auftakt eines Spiels. Sie sind der erste, der den Ball ins Rollen bringt. Dabei informieren Sie alle internen und externen Beteiligten über die Ziele und die Bedeutung des Projekts. Außerdem müssen auch konkrete Handlungsvorschläge in der Sitzung besprochen werden, die die Motivation jedes einzelnen Teilnehmenden wecken.

Wenn Sie über die Gabe des Redens verfügen, wird es Ihnen nicht schwerfallen, die Ziele und Erfolge mit Begeisterung zu vermitteln. Damit Ihr Kick-Off-Meeting aber auch langfristig den gewünschten Effekt erzielt und der Ball nicht lahm am Spielfeldrand ausrollt, ist eine sorgfältige Vorbereitung des Kick-Off-Meetings wichtig. Hier erfahren Sie, welche Ziele dazugehören, wen Sie einladen sollten und was in der Sitzung selber wichtig ist.

Ziele, Visionen, Aufgaben: Die Inhalte eines Kick-Off-Meetings

Den Ball ins Rollen zu bringen, ist einfach. Aber genau wie bei einem echten Spiel besteht ein himmelweiter Unterschied zwischen einem sorgfältig platzierten Anstoß zum nächsten Spieler oder einem eher zufälligen Stolperer, der den Ball vielleicht sogar noch zum Konkurrenten trägt. Aus diesem Grund zeigen Ihnen die folgenden Punkte auf, worum es bei einem Kick-Off-Meeting inhaltlich gehen sollte:

• Den Mehrwert des Projektes für das Unternehmen. Wie genau verbessert das Outcome die derzeitige Unternehmensleistung und was haben die Mitarbeiter davon?
• Welche Mitarbeiter sind für das Team vorgesehen und wer übernimmt die Rolle des Projektleiters?
• Wie groß werden der realistische Arbeitsumfang und der finanzielle Aufwand sein?
• Was sind die konkreten Schritte nach dem Meeting? Welche Methoden müssen die Mitarbeiter dabei anwenden?
• Welcher Zeitplan folgt dem Kick Off? Wie groß ist die Zeitspanne bis zur Umsetzung des Projekts?
• Wann findet ein Meeting für das Projektteam zusammen mit dem Projektleiter statt?
• Welchen Raum geben Sie Ihren Mitarbeitern für eigene Ideen und Feedback zu dem geplanten Projekt?

Alle diese Fragen sind vor einem Kick-Off-Meeting wichtige Bausteine, um ein solides Fundament für das Projekt zu bauen. Fragen Sie sich selber: Welche Punkte rund um das Projekt wären für die Teilnehmer wichtig zu wissen? Hierbei hilft auch ein Gespräch mit Kollegen weiter.

Teilnehmer Kick-Off-Meeting: Wer ist dabei?

Die Einladungen für ein Kick-Off-Meeting zu versenden, sollte keinesfalls spontan und eilig erledigt werden, auch wenn frühzeitige Einladungen die Chance auf eine rege Teilnahme an der Sitzung erhöhen. Da das Team eine große Rolle für den Erfolg im Projektmanagement einnimmt, sollte es sorgfältig ausgewählt werden. Die folgenden Punkte helfen dabei, die passenden Personen für das Meeting zu finden:

• Wer hat in der Vergangenheit bereits Interesse an einer ähnlichen Thematik gezeigt oder sogar zum aktuellen Kick Off beigetragen?
• Welche Entscheidungsträger müssen bei der Sitzung berücksichtigt werden?
• Welche Personen sind erfahren im Projektmanagement und haben bereits erfolgreich an ähnlichen Meetings teilgenommen?
• Wer ist zeitlich verfügbar und bringt die nötige Begeisterung mit?
• Welche Personen tragen zum Teambuilding bei und sind nachweislich wertvoll für die Gruppendynamik?
• Welche Fachpersonen können inhaltlich zum Kick Off beitragen?
• Was ist die minimale und was ist die maximale Gruppengröße, um das Projekt starten zu können?

Für eine gute Übersicht können Sie sich alle Namen notieren, die Ihnen einfallen. Achten Sie auch auf eine sozial homogene Gruppe, die gut zusammen funktioniert. Die Einladung zur Teilnahme an einem Kick-Off-Meeting ist auch immer emotional belegt, weshalb Sie verständliche Ausschlusskriterien definieren sollten.

Vorbereitung Kick-Off-Meeting: Eine Basis-Checkliste

Nachdem die groben Inhalte des Kick-Off-Meetings definiert sind und der Teilnehmerkreis für das Projektmanagement festgelegt wurde, gilt es, konkrete Schritte zur Vorbereitung zu gehen. Vor einem Meeting müssen bestimmte Punkte abgehakt werden, die die Sitzung zu einer runden Veranstaltung werden lassen:

#1 Was wollen Sie durch das Meeting erreichen?

Setzen Sie eigene Ziele für das Kick-Off-Meeting. Ob es die Zusammenstellung eines Teams ist, die Zusammenarbeit mit neuen Stakeholdern oder ein definierter Zeitplan: Nur wenn Sie eine Idee vom Outcome haben, können Sie es auch erreichen.

#2 Festlegung der Agenda und Dauer des Meetings

Idealerweise wird der inhaltliche Ablauf durch eine Agenda mit einem zeitlichen Rahmen im Vorhinein an die Teilnehmer des Meetings kommuniziert. Die Agenda ist außerdem Ihr persönlicher Leitfaden für das Kick-Off-Meeting.

#3 Reservierung der Räumlichkeiten und des Materials für die Sitzung

Bevor Sie die endgültigen Einladungen versenden, sollten die Gegebenheiten für die Sitzung bestmöglich bereits geklärt sein. Erkundigen Sie sich frühzeitig nach einem geeigneten Ort für das Kick-Off-Meeting und denken Sie auch an Materialien wie Flipchart, Beamer, Pinnwände etc.

#4 Einladung der Teilnehmer am Kick-Off-Meeting und Nachverfolgung

Die festgelegten Teilnehmer sollten so früh wie möglich über das Kick-Off-Meeting informiert werden. Falls Sie nicht der Projektleiter sind, sollten Sie diese Aufgabe an diese Person delegieren.

#5 Vorbereitung von Unterlagen zum Kick Off

Unterlagen zum Mitnehmen, auf denen die Teilnehmer des Kick-Off-Meetings Notizen niederschreiben können, sind eine gute Methode, um das Interesse über die Sitzung hinaus aufrecht zu erhalten.

Nachbereitung Kick-Off-Meeting: Umsetzung der Ziele

Ein Kick-Off-Meeting kann während der Zusammenkunft selber und auch in der Woche danach große Euphorie auslösen. Allerdings ist dieser Motivationsschub selten von Dauer, wenn die besprochenen Aufgaben für das Projektmanagement konkret angegangen werden müssen. Aus diesem Grund hängt der Erfolg des Kick Offs direkt mit einer guten Nachbereitung zusammen. Am Fußball erklärt: Der Anstoß kann hervorragend aufgenommen werden, wenn der nächste Spieler allerdings patzt, landet der Ball schließlich doch nicht im Tor.

Aus diesem Grund sollten bereits während des Kick-Off-Meetings neue Termine und Fristen definiert werden. Eine genaue Aufgabenverteilung hilft dabei, die angestrebten Ziele zu erreichen. Der Projektleiter hat die wichtige Aufgabe, mit den einzelnen Teammitgliedern in Kommunikation zu stehen und Fortschritte zu beobachten. Auch eventuelle Misserfolge und Änderungen des im Kick Off besprochenen Projekts sind wahrscheinlich. Wenn Sie bereits vor Beginn des Kick Offs diese Aufgaben im Blick behalten, bleibt der Ball am Rollen.