Absageschreiben: So formulieren Sie die Job-Absage an Bewerber richtig

Arbeitgeber befinden sich im Bewerbungsprozess häufig in einer schwierigen Lage: Entweder es gibt zu wenig Bewerber, oder zu viele oder die Hälfte ist ungeeignet. Ob nach dem Vorstellungsgespräch oder direkt nach dem Einreichen der Bewerbung, Absageschreiben gehören zum Bewerbungsprozess dazu. Diese Aufgabe ist allerdings nicht immer einfach. Gerade aus rechtlicher Sicht müssen Sie einige Dinge beachten, die Sie als Arbeitnehmer vor Klagen schützen. Aber auch auf menschlicher Ebene sind die Anforderungen an Absageschreiben hoch. Höflich, freundlich, wertschätzend, alle diese Adjektive sollten immer zutreffen. Wie gelingt es Ihnen, diesen schwierigen Schritt diplomatisch zu lösen?

Um diese Frage zu beantworten, müssen wiederum andere Fragen angegangen werden. Sind Sie als Arbeitgeber überhaupt dazu verpflichtet, ein Absageschreiben zu verfassen? Und müssen Sie in diesem Absageschreiben auch formulieren, warum Sie diese Bewerbung ablehnen? Wie gelingt es Ihnen, trotz der negativen Nachricht wertschätzend und höflich zu klingen? Welche Fakten sollten Sie rund um das Thema Absageschreiben auf rechtlicher Seite beachten? Indem Sie diese Fragen beantworten, schaffen Sie die Grundlage für gute und sichere Absageschreiben. Hier finden Sie dafür die ersten Informationen.

Absageschreiben: Ein Muss für Arbeitgeber?

Aus Sicht der Kandidaten ist der Bewerbungsprozess ein sehr emotionsgeladenes Thema. Nicht selten bedeutet ein Absageschreiben auch gleichzeitig das Ende eines Traums. Auf Arbeitgeberseite dagegen bedeutet der Bewerbungsprozess vor allem eins: Eine ganze Menge Arbeit. Da kann es schnell passieren, dass nicht für alle aussortieren Bewerbungen ein Absageschreiben verfasst wird.

Aber ist das eine gute Idee? Aus arbeitsrechtlicher Sicht haben Sie durch diese Unterlassung nichts zu befürchten, da Sie nicht dazu verpflichtet sind, ein Absageschreiben zu verfassen. Allerdings wird das Stichwort Employer Branding gerade in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger. Durch eine fehlende Absage – oder schlimmer noch – eine unhöfliche Absage, gehen Sie das Risiko ein, dass dieser Fauxpas nicht im Verborgenen bleibt. Insbesondere beim Social Recruiting können enttäuschte Bewerber ohne große Mühe schnell und einfach ihre negativen Erfahrungen publik machen. Aus diesem Grund gilt: Ein freundliches Absageschreiben gehört zur Etikette des Bewerbungsprozesses!

Absage begründen: (k)eine gute Idee

Im Gegensatz zur generellen Frage nach Absageschreiben auf Bewerbungen, scheiden sich die Geister, was die Begründung der Absage angeht. Als Arbeitgeber haben Sie gegenüber dem potentiellen Arbeitnehmer keinen Bildungsauftrag. Aus diesem Grund müssen Sie Fehler bei der Gestaltung oder bei der Rechtschreibung nicht gesondert anmerken. Der Klassiker „Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden“ ist bei solchen Ausschlusskriterien daher die beste Wahl.

Schwieriger wird es, es wenn Sie eigentlich geeigneten Kandidaten eine Absage erteilen müssen. Hier stehen Sie nämlich vor einem rechtlichen Dilemma: Der Kandidat kann einen Nachweis anfordern, dass Ihre Wahl tatsächlich besser geeignet ist. Können Sie diesen Nachweis nicht leisten, droht eine Schadensersatzklage. Obwohl das selten passiert, sollten Sie daher bei der Angabe von Gründen im Absageschreiben vorsichtig sein. Nur Gründe, die nachweislich in Besprechungen ermittelt wurden, eignen sich für die Angabe im Absageschreiben.

Absageschreiben formulieren: 4 allgemeine Tipps

Eine Absage ist also immer der höfliche Standard im Bewerbungsprozess, allerdings möglichst nicht zu detailliert. Wie sollen Sie aber nun als Arbeitgeber konkret vorgehen, um dieses Anliegen so unverfänglich zu formulieren? Die folgenden vier Tipps helfen Ihnen dabei, immer den richtigen Ton zu treffen.

Eindeutige Würdigung der Bewerbung. Der Kandidat sollte auch bei einer Absage das Gefühl haben, dass eine reelle Chance bestanden hat. Hinter jeder Bewerbung stecken viele Stunden Arbeit, die immer gewürdigt werden sollte.
Absprache von Gründen. Schreiben Sie in die Absage nur Gründe, die Sie vorher mit mindestens einem Kollegen besprochen, im besten Fall protokolliert, haben. So stehen Sie rechtlich auf sicherer Seite.
Employer Branding vorantreiben. Der direkte Kontakt der Kandidaten zum Unternehmen während des Bewerbungsprozesses prägt das Bild der Firma auf Arbeitnehmerseite. Aus diesem Grund sollte eine Absage formal einwandfrei, aber auch höflich und der Unternehmenskultur entsprechend gestaltet werden.
Hinweis auf die Unternehmenswebsite. Ihnen als Arbeitgeber hat die Bewerbung hervorragend gefallen, aber es sind keine passenden Stellen vakant? Dann verweisen Sie auf offene Stellen, die auf der Website veröffentlicht werden oder fragen Sie nach, ob Sie die Unterlagen behalten dürfen.

Indem Sie diese vier Punkte beachten, gehen Sie sicher eine Absage zu formulieren, die zwar dem Zweck dient, aber gleichzeitig das positive Verhältnis aufrechterhält. Gerade bei einer Absage nach einem Vorstellungsgespräch ist es wichtig, Gründe zu schreiben, die für den potentiellen Arbeitnehmer nachvollziehbar sind.

Individualität oder Massenabsage?

Keine Absage, Massenabsagen oder individuelle Formulierungen? Die letztere Variante sollte immer bevorzugt werden, allerdings wird es bei mehreren hundert Bewerbungen schnell schwierig, diesen Standard als Arbeitgeber beizubehalten.

Aus diesem Grund gilt: Eine Absage hat jeder Arbeitnehmer verdient. Ist das Aufkommen an Bewerbungen allerdings sehr hoch, können Sie für Bewerber, die bereits in der ersten Runde ausscheiden, eine Absage formulieren, die generell funktioniert. Diese einmalige Aufgabe spart auf lange Sicht sehr viel Zeit, sollte aber sorgfältig erledigt werden.

Arbeitnehmer, die persönlich für ein Vorstellungsgespräch im Unternehmen gewesen sind, sollten dagegen immer eine individuelle Absage mit nachvollziehbaren Gründen erhalten. Diese Absage sollte außerdem möglichst zeitnah erfolgen, um den Kandidaten alle weiteren möglichen Türen offen zu halten.

Absageschreiben: Die rechtliche Seite

Problematisch kann eine Absage werden, wenn Sie – wenn auch unbewusst – Gründe nennen, die im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz als Ausschlusskriterium verboten sind. Das passiert Arbeitgebern in den seltensten Fällen. Allerdings werden häufiger Gründe genannt, die für den Kandidaten nicht nachvollziehbar sind, woraus sich die Aufforderung eines Nachweises ergeben kann. Können Sie dies nicht leisten, oder stellen sich Gründe heraus, die dem AGG widersprechen, droht eine Schadensersatzklage. Zu diesen Gründen gehören insbesondere Ablehnungen aufgrund von:

Rasse oder ethnischer Herkunft
Geschlecht
Religion oder Weltanschauung
Behinderung
Alter
Sexuelle Orientierung

Achten Sie daher bereits im Vorstellungsgespräch darauf, keines dieser Themen anzusprechen. So kann eine derartige Situation gar nicht erst entstehen.